Comment organiser une Rave ?

Comment Monter une Rave ?

Jetez vous à l'eau, voici le B.A-BA pour organiser sa party.

Le Lieu

Chapiteaux, Hangars, ou toute salle, il est plus simple de louer une salle conforme aux normes de sécurité que de faire passer une commission, bien que les deux ne soit pas incompatibles, tout dépend de la taille de votre événement.
Dès 1000 personnes, il se peut que, même si votre salle est agréée, il y ait une commission de sécurité.

Du choix de l'endroit dépendra le status de votre soirée, publique ou privée. Si elle est publique, vous devrez avoir toutes les autorisations nécessaires (encore que dès fois, la veille, c'est toujours insuffisant :-(( ).

Etant organisateur, vous êtes responsable des gênes occasionnées, et vous n'êtes pas à l'abri d'un PV pour tapage nocturne. La préfecture de police peut également décider de mettre en place une compagnie de CRS pour assurer "l'Ordre Public" (pas le votre vous devez avoir votre propre service de sécurité) et il vous en coutera la modique somme d'environ 50.000 Francs par compagnie.

Si tout cela vous effraye, organisez votre party à la maison, personne ne vous demandera rien si vous n'ameutez pas tout le quartier. Pensez à prévenir vos voisins, après tout, tout le monde a droit de féter son anniversaire !!!
Dans ce cas, vous n'aurez pas accès aux média, mais rien ne vous empêche d'organiser une grande soirée privée, il suffit que tous les invités possèdent un carton d'invitation qui peut être une PAF (Participation Aux Frais).

Vous pouvez organiser une soirée en nom propre, mais il est tout de même préférable de créer une association loi de 1901, c'est mieux et plus crédible. Il vous en coutera environ 250 Francs, les formalités sont simples, renseignez vous à la préfecture dont vous dépendez.

Assurances

Prenez une Assurance Responsabilité Civile, ça ne coute pas trop cher et vous serez couvert en cas d'accident. On ne sait jamais, un projecteur peut tomber et blesser quelqu'un. Ne risquez pas votre avenir pour économiser des bouts de chandelles. Vous êtes responsable des gens qui viennent à vos soirées, alors pensez à eux. Cette assurance pourra en outre couvrir certains dommages occasionnés au lieu de votre manifestation.

Autorisations

Le dépot d'un dossier de sécurité varie. Normalement vous devrez le déposer 2 mois avant votre événement. Dans les 15 jours vous recevrez une réponse, si elle est positive elle sera stipulée ainsi: "Avis favorable sous réserve du passage de la commission de sécurité". C'est là qu'est le piège: si votre soirée est dans le colimateur des autorités, elle n'aura pas lieu même avec un avis favorable !!

Commission de sécurité

Comme nous venons de le voir, la commission de sécurité c'est la hantise de tout organisateur qui se respecte.

Pour une salle qui n'est pas habilitée à recevoir du public, une démarche essentielle est la déclaration à la Préfecture. Il faut constituer un dossier hyper complet qu'il faudra envoyer à diverses instances. Préfecture de Police, Préfet, Maire, Caserne des Pompiers, Commissariat de Police, Services Techniques de la ville seront vos interlocuteurs.

Votre dossier comprendra 3 parties:

L'une vous concernant et vous présentant: Indiquez votre nom, statut, adresse, le nom de la soirée, les partenaires, la nature de l'événement, la date, le lieu, ...
Cette partie vous concerne, ne la négligez pas, si vous avez des références n'hésitez pas à les mettre.

La deuxième présentera toutes les caractéristiques de l'événement avec les plans des installations: Définissez exactement l'encadrement de votre Service d'ordre, l'espace que vous utiliserez, les diverses mesures de sécurité, les moyens dont vous disposez (extincteurs, signalétique de secours, téléphone, sécurité incendie, antenne médicale, ...). Précisez également les aménagements (podiums, estrades, bars, ...)

La dernière concerne vos prestataires et vos certificats de conformité: S'il y a des machines à fumer, des lasers, etc , procurez vous les certificats d'homologation.

Il existe des sociétés qui peuvent vous aider à monter et présenter votre dossier, elles sont généralement tenues par d'anciens pompiers, mais attention, ça coute très cher (environ 10.000 Francs).

La phase final, c'est le jour J, le passage de la commission de sécurité. Une dizaine de personnalité font le tour du propriétaire, vérifiant si votre dossier correspond pas bien à votre installation. Si quelqu'un essaie de secouer un projecteur, bruler un morceau de chiffon, c'est normal.
Ne jouez pas au con et soyer poli, car vous n'aurez jamais le dernier mot.

Taxes

Lorsqu'il y a transactions d'argent, l'Etat veille ...

Vous voulez vendre des boissons, il vous faut une licence temporaire que vous demanderez aux services des Douanes.

Sachez que toute déclaration à la Préfecture entraine inévitablement une déclaration de chiffre d'affaires à la SACEM, qui vous taxera à hauteur de 8 à 11% de votre chiffre d'affaires. Si vos DJ's jouent des White Labels, essayer de négocier, c'est toujours possible.

Service d'Ordre

Pour le service d'ordre, ne prenez pas vos amis, même s'ils sont courageux, il faut des professionnels. Essayez de trouver des gens compétents et agréables. Les Happy Peoples sont là pour s'amuser, et les looks genre gardien de prison, antipathiques et patibulaires, ils n'aiment pas trop, alors prenez des diplomates et surtout faites fouiller les filles par des filles.

Les gens ont le droit de refuser la fouille, mais vous êtes en droit de ne pas les laisser entrer. Confisquer ou ne faites pas entrer tout détenteur d'objet dangereux, prévoyez des sachets avec des tickets de vestiaires.

Face à un dealer, pas d'hésitations, dehors ! Ne confisquez surtout pas car vous devenez alors recéleur de stupéfiants. (voir aussi notre dossier sur les drogues)

Un bon service d'ordre résoud les problèmes, un excellent service d'ordre les évite. Un bon agent de sécurité coute de 600 à 1000 Francs, sachez qu'en principe on en compte un ou deux par 100 personnes.

Happy People

Où trouver votre public ? Dans les autres fêtes, évidemment mais pas uniquement. Laissez vos flyers partout où les gens s'amusent.

Booking

Entre Hardcore, House, Jungle, ... ne mélangez pas tout, vous risquez de proposer une soupe incipide. Sachez doser intelligemment en prenant des DJ's intelligent et qui n'ont pas le culte de la personnalité.

Vous n'avez pas de contact, pas de problème. Il y a une fête où joue un DJ que vous aimez, passez le voir et branchez le. Téléphonez aux autres organisateurs, aux radios (pensez au Play List), aux disquaires, à la presse, ...

Déco et Visuel

Déco et visuels sont souvent négligés et cependant essentiels. Les gens doivent baigner dans une atmosphère hors de l'ordinaire.

Une déco pas chère, c'est possible: récupérez tout ce qui traine, faîtes décharges et chantiers, choississez avec gout, et n'oubliez pas que c'est éphémère. Préférez les structures aux toiles, dans une salle sombre un mobil sera plus visible qu'une toile sauf si elle est fluo et bien arrosée de lumière noire.

N'utilisez que des matériaux inifugés, et n'hésitez pas à demander les certificats à vos fournisseurs, il vous seront nécessaire pour la commission de sécurité.

Les visuels vidéo, c'est la cerise sur le gateau. Murs de moniteurs ou écran géant vous pouvez projeter des K7 vidéo, ou mieux faire appel à des groupes de Vidéo Jockeys.

Son et Light

Le son, c'est le nerf de la guerre, il faut que ça tape. Que ce soit un petit ou un gros système, préoccupez vous de la qualité, souvent les tarifs ne varient pas beaucoup et la qualité n'est forcément plus chère. Et rappelez vous qu'à systèmes identiques de bons réglages font souvent la différence. Adressez vous à des sonorisateurs qui ont l'habitude de la Techno.

Eparpillez votre son plutot que de mettre une grosse façade. La quantification se fait en kilowatt, le prix du kilo varie de 600 à 2000 Francs selon le système.

Si vous voulez un laser, essayer d'opter pour un multicolore plutôt qu'un sempiternel laser vert, qui est complétement dépassé.

Quant à l'éclairage, selon votre budget, vous pouvez aller du conventionnel aux robotisés les plus perfectionnés, tout en sachant bien qu'une bonne lumière ne dépend pas du nombre de projecteurs mais de la façon dont ils ont été installés.

Billeterie

Une billeterie n'est légale qu'à condition qu'elle porte le nom de l'organisation le nom de l'imprimeur, la date et le lieu de l'événement, le prix. Elle doit être composée de 3 volets pour la comptabilité:

Un pour la souche
Un pour le contrôle
Un pour le consommateur

Vous pouvez les faire imprimer à vos couleurs, les prix généralement constatés sont de 1 francs par billet. Vous pouvez aussi acheter une billeterie toute prête chez certains papetiers, mais n'oubliez pas de tamponner chaque billet avec les informations énoncées ci-dessus. Enfin, pour les invités, remplacer le prix par GRATUIT.

Flyer

Le tract sur lequel on trouve toutes les infos nécessaires concernant la party. Là vous avez le champ libre: classique imprimé offset, dessiné à la main, transparents, plaque de métal, CD, ..., à vous d'être créatif.

Soyez honnête et ne promettez pas monts et merveilles pour attirer du monde, si vous avez l'intention de refaire des fêtes.